Registerbeskrivning och dataskydd

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktinformation

Norr om Stan rf
Solhem
Kyrkobyvägen 23
00700 Helsingfors

FO-nr: 1889703-9

Kontakt: info(at)nos.fi

2. NoS registeröversikt

Som den personuppgiftsansvariga upprätthåller Norr om Stan, [NoS, den personuppgiftsansvariga] för sin verksamhet följande register där
personuppgifter behandlas:

register över deltagare på klubbar, kurser och kolonier
register över medlemsföreningarnas kontaktpersoner
register över kontaktpersoner till samarbetspartners
register över infotidningens prenumeranter
register över prenumeranter på NoS elektroniska infobrev
anmälnings- och kurshanteringssystem för NoS kurs-, klubb och koloniverksamhet [kursanmälningar].

3. Ändamål och den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen

Uppgifterna behövs för att NoS kan handha, upprätthålla och utveckla sina stadgeenliga uppgifter, medlemsservice, informationsverksamhet samt anordnandet av fritidsverksamhet. Uppgifterna behövs för att kunna administrera kursanmälningar och för verkställandet av kurser och fakturering
samt för statistiska och rapporteringsändamål för eget bruk och/eller för att fylla krav av våra finansiärer. Uppgifterna kan också behövas då NoS
som den personuppgiftsansvariga utövar sina berättigade intressen beträffande informering, kommunikation och marknadsföring.

För samtliga register och personuppgifter som behandlas gäller samma dataskyddsprinciper som grundar sig på EU:s allmänna
dataskyddsförordning (2016/679) och nationell dataskyddslagstiftning och som beskrivs närmare i det här dokumentet.

4. Personuppgifter som behandlas och uppgiftskällor

De uppgifter som samlas och behandlas är endast relaterade till det ändamål de har samlats in för.

a. Medlemsservice: namn, telefon, adress och e-postadress till medlemsföreningarnas styrelsemedlemmar och kontaktpersoner.
b. Informationsändamål: namn, adress och e-postadress, som fås in antingen av den registrerade själv eller mottas som en del av medlemsservice.
c. Kursanmälningar: personuppgifter samlas av den registrerade själv, eller av förmyndaren ifall det är frågan om en minderårig person, vid
kursanmälning som sker enligt instruktionerna i kursbeskrivningen, huvudsakligen via anmälningsportalen eller per e-post. Vid kursanmälan
begärs deltagarens namn, adress, telefon, e-postadress och födelseår/personbeteckning. Om deltagaren är minderårig eller om betalaren av
någon anledning är en annan person, begärs också respektive uppgifter för denna. För en del verksamheter kan uppgifter om allergier och hälsa
vara nödvändiga för att deltagarnas behov skall kunna beaktas. Med den registrerades samtycke kan denne även motta nyhetsbrev och
information om kurser, utbildningar, evenemang och annan verksamhet som NoS erbjuder.
d. Vid utövandet av sina berättigade intressen kan den personuppgiftsansvarige samla in kontaktinformation från offentliga källor.

5. Lagringsperiod

Uppgifterna sparas endast så länge det är nödvändigt för att kunna genomföra det ändamål de har samlats för eller så länge som det krävs för att
kunna uppfylla rapporteringskrav eller krav som baserar sig på lagstiftning eller annan reglering eller tills den registrerade själv begär att uppgifterna
ska raderas. Angående avgiftsbelagd kurs-, klubb- och koloniverksamhet då också faktureringsinformation samlas in, är lagringsperioden minst
sex (6) år efter utgåendet av det kalenderåret i fråga. Vi raderar personuppgifterna då det inte längre finns en laglig grund för behandlingen. Vid
behov kan anonymiserade uppgifter sparas för statistiska ändamål.

6. Mottagare av personuppgifterna och dataskydd

Endast namngivna personer som på arbetets vägnar måste behandla uppgifterna har åtkomst till uppgifterna och har rätt att hantera dem.

Elektroniska uppgifter sparas och behandlas i system och datorer som är vederbörligt skyddade från obehörigt tillträde med brandmurar och
lösenord. Personuppgifter som fås in i pappformat behandlas digitalt och pappersversioner förstörs genast därefter. NoS kan vid behov, såsom vid kursanmälningar och fakturering, anlita sig också av system som administreras av någon extern tjänsteproducent. NoS anlitar enbart
underleverantörer som förbundit sig till att uppfylla kraven i den allmänna EU-förordningen.

7. Överföring av personuppgifterna utanför EU eller EES

Personuppgifterna överförs eller behandlas inte utanför EU eller EES. I de fall då NoS använder utomstående serviceproducenter anlitar vi endast underleverantörer som förbundit sig till att uppfylla kraven i den allmänna EU-förordningen.

8. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har följande rättigheter: att få tillgång till sina personuppgifter, att begära rättelse eller i vissa fall radering av personuppgifter
och under vissa förutsättningar begränsa eller invända mot behandlingen av personuppgifter. Den registrerade har också rätt att begära
överföringen av personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig samt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad
behandling, såsom profilering.

9. Klagomål

Den registrerade har rätt att framföra klagomål till en behörig tillsynsmyndighet om denne anser att personuppgifter har behandlats på ett sätt
som strider mot dataskyddslagstiftningen. Se närmare: Dataombudsmannens byrå, https://tietosuoja.fi/sv/kontaktuppgifter.

10. Ändringar och uppdateringar

NoS förbehåller sig rätten att vid behov ändra och uppdatera dessa dataskyddsbeskrivningar. Om väsentliga ändringar i dataskyddsbeskrivningarna informeras på ett synligt sätt, till exempel genom att lyfta fram dem på NoS webbplats.

Vid eventuella frågor angående om NoS dataskyddsprinciper eller behandling av personuppgifter i samband med NoS verksamhet ber vi dig
vänligen kontakta info(at)nos.fi.